2022年10月山东自考公文写作与处理考点:归档文件整理的几个基本概念

　　1.归档文件

　　归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

　　2.归档文件整理

　　归档文件整理是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。

　　归档文件的整理单位是“件”。

　　3.件

　　“件”，是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正文与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。

　　(1)归档文件是立档单位在其职能活动中形成的。立档单位是档案专业术语，它是指构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。也就是说，这些机构、组织或个人在其职能活动中，除了本机关形成的文件材料外，上级机关、下级机关、同级机关和不相隶属机关发来的与其职能活动有关的文件材料，都属于归档文件。

　　(2)应于归档的文件，必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。

　　(3)应于归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。