2022年10月山东自考公文写作与处理考点:分类

　　归档文件的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。

　　分类是归档文件整理的重要环节，归档文件经过科学合理的分类，不但能够揭示出文件之间的内在联系，使档案成为一个有序化的整体，而且便于排列上架，编目等后续工作的顺利开展。

　　归档文件的分类方法

　　01按年度分类。年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种分类方法。

　　02按保管期限分类。保管期限分类法就是根据对归档文件规定的不同保管期限进行分类，即将同一年度的归档文件按永久(50年以上)、长期(15―50年)、短期(15年以下)三种保管期限分类。

　　03按机构(问题)分类。机构(问题)分类法是指将文件按其形成或承办机构(问题)进行分类。

　　04几种分类方法的结合运用。在实际工作中，当归档文件较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，一般是将几种方法结合起来使用。

　　按年度分类时应注意：

　　①一份文件往往有多个时间特征，如成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。计划、规则、总结、预算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，应统一按签发日期(或成文日期)判定文件所属年度。

　　②跨年度的会议和案件等形成的文件材料，分类时，会议文件材料归入闭幕年，案件等文件材料归入结案年。

　　③没有标明落款日期的文件材料，应对文件内容及特征进行考证，以推断文件材料的形成日期并据以划分年度。

　　④专门年度中形成的文件材料，应按照专门年度进行分类。

　　按保管期限分类方法的原因：

　　能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来。

　　使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施。

　　为库房排架管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。