烟台自考考试大纲00341公文写作与处理

考点 1：公文的含义及对其的理解【简答】

公文，即公务文书，是国家机关及其他社会组织在行使职权和实施管理的过程中形成的具有法定效力与规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。

公文的这一基本含义可从以下四个方面来理解：

国家机关及其他社会组织是公文形成的主体。

行使职权和实施管理是公文形成的必要条件。

公文是具有法定效力与规范体式的文书。这

公文是进行公务活动的重要工具。

考点 2：公文形成的必要条件【简答】

行使职权和实施管理是公文形成的必要条件。具有法定地位的机关与组织都有自己的组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图，它们在日常行使职权和实施管理的公务活动中必然会产生体现自身意志的各种文件材料。

考点 3：我国古代公文的演变

上古时期：我们的祖先通过“结绳记事”的方式表达思想、相互联系。

夏商周时期：在我国，文书的出现可上溯到夏、商、周三代，《周易·系辞》中所说的“书契”，指的就是用文字作为物质载体而形成的文书。

商代后期：出现了体式较为完整的甲骨文书它是我国迄今发现的最早的文书档案。

西周：设有专门管理文书的机构与起草文书的官吏。商周战国期间长期汇集而形成的《书》

（汉初称之为《尚书》，即上古之书），《尚书》是我国最早的一部政治文件汇编本，当时儒家尊称为《书经》。

秦汉时期：秦汉时期是我国封建社会文书工作的确立时期。秦代出现的“书”“奏”，是我国最早的上行公文

秦汉以后至明清：在两千多年的封建社会里，下行、上行、平行的公文种类不断演变增多。据徐望之《公牍通论》所计，这一时期的公文种类不下六七十种。

辛亥革命以后：南京临时政府对封建王朝的文书工作进行了全面改革，简化文书种类，划 一公文程式。

中国共产党领导下的文书工作：使我国的文书工作进入了一个崭新的发展时期。

考点 4：公文的主要特点【简答】

公文有法定的作者

公文有法定的权威

公文有特定的效用

公文有规范的体式

公文有规定的处理程序

考点 5：公文有特定的效用的含义【简答】

公文有特定的效用。公文的特定效用是指公文的现实效用，是公文制发机关的法定地位所赋予的。

从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。

公文所具有的特定效用是有一定的时间性的。任何公文都不是永远有效的，它是着眼于现实效用的。公文在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务，一旦它们的现行使命完成， 那些对日后工作有查考利用价值的文件材料就将转化为档案保存，对今后的工作仍然起着查考、凭证作用。

考点 6：公文的主要作用【简答】

领导与指导。

行为规范。

传递信息。

公务联系。

凭据记载。

考点 7：常见的公文分类的方法【简答】

从公文的来源来划分，可分为：对外文件，收来文件，内部文件。

从公文的行文关系上来划分，可分为：上行文，平行文，下行文。

从公文的秘密程度和阅读范围来划分，可分为：秘密文件，普通文件，公布文件。

从公文制发机关的性质来划分，可分为：法律、法规文件（法律、法规文件一般分为法律 文件、法令文件、行政法规与规章文件三种），行政文件，党的文件。

从公文内容的性质与作用来划分，可分为：指挥性公文，规范性公文，报请性公文，知照 性公文，记录性公文。

考点 8：公文写作的特点【简答】

被动写作，遵命性强。

对象明确，针对性强。

集思广益，群体性强。

决策之作，政策性强。

急迫之作，时限性强。

讲究格式，规范性强。

考点 9：公文写作的基本要求【简答】

要保证公文内容在政治上的正确性。

要实事求是，在业务上符合客观规律。

在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。

公文起草要符合统一规定的体式与程序。

要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

考点 10：公文写作的一般步骤【简答】

明确发文主旨。

收集有关材料。

拟出写作提纲。

认真起草正文。

反复检查修改。

考点 11：公文写作人员应具有的修养【简答】

公文写作人员应具有的修养

政治素质好。

有一定的政策理论水平。

熟悉业务和机关工作情况。

有较宽的知识面。

有较好的文字功底。

考点 12：公文的语言特点【简答】

准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。

简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，简短明了，精练准确。

庄重。庄重就是指公文用语必须讲究庄严、郑重。

考点 13：公文特定用语的形成及其作用【简答】

公文的特定用语是在公文写作的长期实践中形成的。这些特定用语绝大多数是沿袭历代文言中的定型词语，少数来自现代汉语中相沿成习的说法，它是公文特有的语言现象，是公文的专业用语。

它言简意赅、表意准确、简洁明快、典雅庄重，其特定含义是人所公认的

不同的特定用语，分别服务于不同的行文对象与行文目的的需要，恰当地使用这些特定用语，对显示公文的严肃性与权威性具有一定的作用。

考点 14：公文附件的含义及其作用【简答】

附件是相对于公文正件而言的。它附属于公文正文，在内容上起补充说明或参考的作用。在形式上附件是公文的一个组成部分。如果有附件，应在正文下一行加以标识，用以说明附属在公文正件之后的有关文件材料的名称和件数。

由于拟写文件要求篇幅简短，在公文的正文部分不可能将附件的内容都写进去，不然就造成正文堆砌材料，使篇幅显得冗长累赘;将必要的补充说明及参考材料附在正文之后，有利于强调这些文件材料的重要性，并有利于正文突出重点，以增强公文的表达效果。

考点 15：公文的成文时间【简答】

在一般情况下，以领导人签发时间为准。

经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准。

规范性公文以批准时间为准。

一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它们的印发 时间为准。

考点 16：确定抄送机关要掌握以下几条原则【论述】

抄送要限于同文件内容有关、需要对方知晓或协助办理的机关，既不能滥报溢送，也不能漏报 漏送。

向上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。

向下级机关的重要行文，可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再 上报上级机关。

在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越 级行文者，应当抄送被越过的上级机关。

受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确定主送机关和抄送机关。上级机关向受 双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一个上级机关。

考点 17：公文的排版形式的内容【简答】

公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。主要包括（标印格式的形式要素）：

（1）公文版头设计（2）版面安排

（3）字体字号（4）字行字距

（5）天地页边（6）用纸规格等。

通过对以上各项的统一组织，合理安排，才能使一份公文有一个很好的外貌。

考点 18：党政机关行文关系的基本原则及其确定依据【简答】

基本原则：在我国，国务院是最高国家权力机关的执行机关，是最高国家行政机关。地方 各级人民政府服从国务院（中央人民政府）是我国各级行政机关行文关系的基本准则。下级服从上级，全党服从中央是党的各级组织行文关系的基本准则。

确定依据：确定我国党政机关行文关系的依据是其各自的隶属关系和职权范围。国家行政 机关的隶属关系和职权范围是由《中华人民共和国宪法》规定的。党的各级组织的隶属关系和职权范围是由《中国共产党章程》规定的。

考点 19：什么是业务指导关系，举例说明【简答】

上级业务主管部门和下级业务部门之间具有业务上的指导关系。

如国家教育部与各省、自治区、直辖市教育厅（局）；国家财政部与各省、自治区、直辖市财政厅（局）；省商业厅与县商业局等。

考点 20：什么是不相隶属关系，举例说明【简答】

非同一系统的机关之间，既无领导与被领导关系，又无上下级业务部门的指导关系，仅是一般性关系，或称不相隶属关系。

如省军区与县人民政府；省教委与县民政局，县人民政府与临近县的乡政府以及社会团体、企事业单位之间等。

考点 21：下行文的含义和分类【简答】

下行文是指上级领导机关或业务主管部门对所属下级机关或业务部门的一种行文。下行文可分为以下三种行文方式：

逐级下行文。

多级下行文。

直达基层组织和群众的下行文。

考点 22：上行文的含义和分类【简答】

上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。上行文义可以分为以下三种行文方式：

逐级上行文。

多级上行文。

越级上行文。

考点 23：命令（令）的写作要求【论述】

必须根据宪法、法律规定的权限范围发布命令。

要注意各类型命令写作的共同点和不同点。

①共同点：命令的内容单一，一般一文一事，篇幅较短。命令的结构由标题、编号、正文、签署四部分组成。

②不同点：公布令的正文一般由所要公布的法规名称、公布机构、公布时间、施行时间组成。行政令的正文一般由命令原由、命令事项、执行要求三部分组成。嘉奖令的正文一般由先进事迹、嘉奖内容、号召三部分组成。

语言要准确、凝练、庄重、有力

考点 24：指挥型的决定正文的写法【简答】

正文写作比较简单，只要把需要“广而告之”的决定事项一一列出就可以了。一般由决定理由、决定事项、执行要求三部分组成。写作时要注意做到决定理由充分，决定事项清楚，执行要求明确。至于决定的根据或理由，比较明显的可以不说，有的则需要简单说明一下。

考点 25：议案的写作【论述】

议案写作的注意点

提出的问题重要且已具备解决的条件。

要注意提出的权限和时限。

要注意行文格式和办理程序

2.议案的书写格式

议案的标题由提议案人、议案内容、文种三部分组成

议案的正文要说明提出议案的理由及具体内容，内容如涉及条文、方案、计划等，要将有 关条文同时送上。

议案的签署，提议案人可以是机关，也可以是机关首脑。签署日期是议案提出的日期。

议案的办理运作程序和一般公文有所不同，所以议案没有发文号。

考点 26：决议和决定的异同【论述】

共同点：决议和决定都是下行的指挥性公文，在内容方面接近，侧重于对重要事项的决策； 在文字表达方面，风格也一致，都要求准确、鲜明、简洁。

其不同在于：

①形成的程序不完全一样。决议必须由会议通过，而决定可以由会议作出，也可以由领导机构在职权范围内作出。

②内容的范围不尽相同。决议多半针对全局性问题作出决策，决定既可解决全局性问题，也有不少用以解决具体事项。

③发布形式略有不同。决议以会议名称发布，决定也可以会议名称发布，但多半以机关名称发布。

考点 27：公告、通告的写作要求【简答】

符合权限，一事一告。

内容明确，语气庄重。

注意格式。

考点 28：公告、通告的特点和差异【论述】

公告、通告是性质相近而有一定差别的文种，它们在三个方面有大同小异的特点：

发布的公开性。一般而言，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。公告通常通过新闻媒 体向全世界发布，范围没有限制；而通告既可以通过新闻媒体发布，也可以只在一定范围内张贴公布。

事项的重要性。必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布。一般公告公布的都 是比较重大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其适用范围内，也是重要的事情。

操作的严肃性。公告一般由国家各级政权机构发布，涉及地方法规的，必须由省级以上人 民代表大会批准。发布通告的机构也要注意自己的权限范围，不能超越权限办事。

考点 29：通知标题的写作要求【简答】

标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。批转性、转发性通知，标题中应标明“批转”“转发”字样，并要列出原发文单位和原文件名称。简单的事务性通知，标题也可只写“通知” 二字。

考点 30：公报的写作要求【简答】

会议公报因发布目的的不同而有不同的写法。

统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布全国性、地区性的统计数字。

外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径，其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。

考点 31：通报的写作要求【论述】

表彰先进的通报，

①介绍先进事迹要简明扼要，突出最主要、最感人的部分。②宣布表彰决定，只要说明给予怎样的奖励就行了。③分析先进思想是写作的难点，要避免一般化，要结合当时的形势，着重分析先进人物的先进思想。④如何向先进学习，要结合形势、切合实际，不可太空泛。

批评错误的通报，应把批评根据、错误事实、处分决定、错误性质、善后办法五个方面写清楚。

传达事项的通报，一般由两部分组成：一部分是通报事项的情况或者精神，包括对事项的分析，如它的性质、重要性等；另一部分是对下属或群众的要求、希望。

考点 32：报告的特点、分类及写作要求【论述】

特点：（1）重陈述。（2）有主见。

分类：按照行文目的的不同，报告可分为：

（1）呈报性报告。（2）呈转性报告。写作要求：

陈述事实要清楚扼要。

表达观点要精练清晰

语言要简洁朴实。

报告的标题多用“事由加文种”的形式，如“关于……的报告”。正文之前，写受文单位； 正文之后，署发文单位和日期。

考点 33：请示写作的行文规则

请示应当一文一事。

请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得同时抄送下 级机关。

一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示时，应当抄送越过的上级机关。

受双重领导的机关向上级机关请示时，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

考点 34：请示与报告的区别【简答】

内容要求不同。

侧重点不同。

行文目的不同。

行文时间不同。

报送要求不同。

篇幅不同。

结束用语不同。

处理结果不同。

考点 35：批复的写作要求【简答】

要先回应后批复。

态度要鲜明，措辞要明确。

要及时批复。

考点 36：会议纪要的写作要求【简答】

会议纪要一般是在会议结束后起草的，经主管领导人签字同意才算定稿。

会议纪要的标题最常用的形式是“会议名称加文种”，中间可省去“会议”二字。

会议纪要的正文一般分为会议概况、会议内容、结束语三个部分。

会议纪要由会议主持机关撰写，可以在最后署机关名称和撰写日期，也可以只在正文中写   出主持机关，不另外署名。

考点 37：发文机关署名应注意的问题【简答】

发文机关名称必须用全称或规范化简称，不能滥用简称，以保持公文的严肃性。

联合发文的机关名称都要写上，一般以主办单位为先，然后依次排列。

发文机关的名称应位于正文或附件说明的右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙以使用印。

考点 38：计划类文书的写作【简答】

分析情况要认真细致。

确定目标要实事求是。

措施步骤要切实可行。

条目要分明，语言要简洁。

考点 39：总结的特点及写作要求【简答】

特点：

（1）回顾性。（2）经验性。写作要求：

回顾工作情况要实事求是。

总结经验教训要着眼未来。

纲目要清晰，文风要平实。

考点 40：总结和计划的关系:【简答】

总结和计划是相对应的：计划是工作之前拟定，用以指导工作；总结是工作之后进行，用以检查计划完成情况，认识计划执行过程中的经验教训，目的是提高执行者的水平，以利今后的工作。

考点:41：调查报告的写作要求【简答】

深入细致、客观公正的调查是写好调查报告的前提。

围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。

调查报告的格式：调查报告的标题有公文式标题和新闻式标题两种形式。

考点 42：讲话类文书的写作要求【简答】

讲话类文书的写作要求

主题要鲜明、集中。

材料要真实、新颖。

布局要清晰、紧凑。

语言要明白、生动。

考点 43：会议记录写作要求【简答】

①记录人必须集中精力，把应该记录的内容迅速记录下来。

②要记得正确、清楚、完整，重点内容要求准确、详细。

③对特别重要的会议内容，可根据现场录音整理或核对记录稿，也可以几个人同时记录，记录完毕后共同核对，整理出一份准确、完整的记录。

④会议记录一般用汉字书写。字体要规范、清楚，不要用速记符号或其他非规范文字、字体。

考点 44：作电话记录要注意以下要求【简答】

①接受汇报或了解情况时，要记明事件情况，对每个要素、每个情况的了解和记录都要细致准确， 整体情况要完整无遗漏。

②电话请示时，要记清领导机关或领导人作的指示或答复，并记明发话人（传达人或领导者本人） 的姓名、职务。

③接受上级指示或通知时，要分条记明指示或通知事项。

④重要的发话内容，要求向对方复述（朗读），让对方确认无误后才行。

⑤一定要记下来电话人或受电话人的姓名、职务。

考点 45：大事记的写作要求【简答】

要记述“大”事。

要客观真实。

要言简意赅。

考点 46：简报类文书的写作要求【简答】

内容要真实、确切。

篇幅要短小。

针对性、指导性要强。

考点 47：建议的写作要求【简答】

①把握分寸要适度。

②所列内容要具体。

③表达语言要精练。

考点 48：大中小机关对公文处理工作组织形式的选择【简答】

集中形式往往比较适用于小机关和基层单位。

中等机关应该选择什么样的公文处理工作组织形式，要区别不同情况。业务比较单一的机关，对外联系不多或形成文件较少，驻地集中的，可以采用集中的形式如某些高等学校、医院、业务公司；其余则以分工形式处理为宜

大的机关一般采用分工处理的形式。

考点 49：公文处理工作的具体要求【论述】

公文处理必须准确、周密，确保质量。准确、周密是对机关公文处理工作提出质量上的要求。

公文处理必须及时、迅速，注重时效。公文处理工作讲究迅速、及时，反对拖拉、积压和迁缓，就是讲究效率。

公文处理必须做到安全可靠，确保机密。

公文处理工作必须加强集中统一管理。

公文处理工作必须坚持实事求是，遵规守纪，按行文机关要求和公文处理规定进行。

精简文件，深入实际，反对官僚主义和文牍主义

考点 50：收文办理程序【简答】

签收、拆封与登记

审核、分发与传阅

拟办、批办与承办

催办、查办与注办。

考点 51：签收的含义【简答】

公文的签收是指收到文件材料后，收件人在对方的公文投递单或送文簿上签字，以明确交接双方的责任，保证公文运转的安全可靠。签收是收文办理的第一个环节。

考点 52：审核的含义【简答】

审核是机关文书部门对收到的下级机关上报的需要办理的公文进行审阅核办。经审核，对符合规定的公文，文书部门应及时提出拟办意见报机关负责人批示或交有关部门办理、阅知；对不符合规定的公文，经本机关办公厅（室）负责人批准后，退回呈报单位并说明理由。

考点 53：分发的含义及原则和要求【论述】

分发亦称分办，是指文书人员在文件拆封登记以后，按照文件的内容、性质和办理要求，及时、准确地将收来文件分送给有关领导、有关部门和承办人员阅办。

分发的原则和具体要求

对那些方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件，或重大问题的请示、报告之类 的文件，以及文书人员还不能判定应由哪个部门承办的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导。

对那些属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行文件，按主管业务的分工范围直接分送有关部门或承办人。

对来文机关答复本机关询问的文件，如收到的批复、复函等，要按本机关原发文的承办部 门或主管人分送。

在文件份数少，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分送。

公文的分发要建立登记交接制度，履行签收手续。

考点 54：拟办的含义及作用与写作要求【论述】

拟办的含义

公文的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。拟办意见可根据来文的情况分别由办公部门负责人或业务部门承办人提出。

拟办的作用与写作要求

做好拟办工作，要求做到以下几点：

拟办之前，要认真研究公文的内容和发文机关的要求，弄清来文的背景，查明问题的症结 所在，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。

要熟悉业务。要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围和业务变化情况，同时还要熟悉办文程序和有关规定。

拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响。

拟办意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明扼要。拟办意见之下，要签署拟办人姓 名及拟办日期。

考点 55：批办的含义及作用与写作要求【论述】

批办的含义

公文的批办是指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

办公部门送批的文件是经过筛选后重要的、紧急的公文。

批办的作用与要求

批办的作用包括：使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息；并便于加强对公文处理工作的领导，向承办人及时交代意图与要求，合理组织人力，避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，责任不清，形成观望等待而拖延时间等。

批办的主要要求有：领导人批办文件时，要认真阅读文件，仔细斟酌批办意见，迅速批示， 并及时退交拟办部门。切忌只看标题，顺手签署“同意”二字，或只画圈打钩了事。

考点 56：批办的主要内容【简答】

提出处理该份文件所述问题的原则和方法。

提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定承办的时限。

凡是需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。

各项批办意见，均应郑重地填写在《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓 名和批办日期。

考点 57：公文登记的作用与原则【简答】

公文登记就是将需要登记的文件在收文登记簿上编号和记载文件来源、去向，以保证文件的收受和处理。

公文登记的作用是：

①便于管理和保护文件，防止积压和丢失。

②便于检查和检索文件。

③便于文件的统计和催办工作。

④作为核对与交接文件的凭据。

公文登记的原则是方便文件的运转和管理。

考点 58：催办的含义及作用【简答】

含义：公文的催办是指那些必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

作用：建立催办制度是一项重要措施，能有效避免办理拖沓，文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，提高机关办事效率的重要措施。

考点 59：查办的含义与意义【简答】

含义：

查办是指文书工作人员协助机关领导检查各项方针、政策、决议、指示的执行和落实，以及对某些问题进行查处、解决的一项承办性工作。

查办的意义

查办工作作为各级党政机关办公厅（室）的一项经常的重要工作，它已成为促进落实党的方针政策和工作部署以及领导同志批示的重要手段。

考点 60：发文办理程序【简答】

构成发文办理程序的环节有：

拟稿、审核与签发

核发、缮印与校对

用印、登记与封发。

考点 61：签发和会签的含义【简答】

公文的签发是指机关领导人对文稿的最后审批。

会签是撰拟公文的过程中，主办单位主动与有关单位协商并核签的一种办文程序。一般当 公文的内容涉及本单位的多个部门或与其他单位有关时，需要进行会签。

考点 62：公文核发的内容【简答】

文稿是否按规定程序报请有关领导人审批，审批手续是否完备。

文稿中的人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发（传达）范围、主题词是否准确恰当，标点符号、计量单位、数字的用法以及文种使用、公文格式是否符合规定。

编排发文字号。

对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。

确定分送单位和印制份数。

考点 63：公文缮印的要求【简答】

要忠于原稿，不允许随意改动，如发现原稿有不当之处，须经过秘书或办公部门同意才能 更改。

要做到文字准确无误，设计美观大方，符合格式要求，便于阅读办理。

不要出现末页无正文的现象。

要注意保密，不能让外人随便翻阅文稿和印制的公文。

要建立登记制度。

考点 64：公文用印要注意以下几个问题【论述】

公文用印时，必须以机关领导人或部门负责人签发公文原稿为依据，经核对无误后始得用印。

公文用印要端正、清晰，不得模糊歪倒。盖印要端正地盖在成文日期上方，做到上不压正文，下要骑年盖月。

两个以上的机关或部门联合下发的公文，各机关部门都要加盖印章。

公文用印一定要与制发公文的机关、部门或单位相一致。

公文用印要核实份数，超过份数的不能盖印。

考点 65：公文登记的含义与作用【简答】

含义：

发文登记是指将发出去的公文进行记录备案。一切发出的文件，均应进行登记。

作用：

便于管理和保护文件，防止积压和丢失。

便于检查和检索文件。

便于文件的统计和催办工作。

作为核对与交接文件的凭据。

考点 66：归档文件整理工作的原则【简答】

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

区分文件的不同保存价值。

便于保管和利用。

考点 67：归档文件整理的质量要求【简答】

归档的文件应当齐全完整，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

考点 68：归档文件的含义【简答】

归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这一含义可从以下方面来理解：

指出了归档文件的来源和范围。

应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。

应予归档的文件，必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

考点 69：推行以“件”为单位的整理方法应做好的几项工作【简答】

更新观念，增强改革意识。

提高人员素质。

加强硬件建设，即加大对现代化基础设施的投入。

注意新旧整理方法的衔接。

考点 70：归档文件的分类方法【简答】

按年度分类

按保管期限分类

按机构分类

按问题分类。

考点 71：归档章的填写要求【论述】

全宗号：是档案馆对其接收范围内各立档单位所编的代号。有些新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位可将此项空置，留待档案馆给定全宗号后再填写。

年度：是指归档文件形成与处理的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如“1999”“2014”，但不得将其简化为“99”“14”。

保管期限：是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管 期限表》的要求给该归档文件划定的保管期限，可直接标明为“永久”“长期”“短期”，也可使用简称或拼音字母标注，如“永”“长”“短”，或“Y”“C”“D”。

件号：即归档文件的排列顺序号。

机构：填写文件形成或承办部门的名称或规范化简称。

问题：填写分类方案类目的问题名称，如“党群”“行政”“业务”等。

考点 72：档案盒盒脊【简答】

全宗号：即立档单位的代号，由当地国家综合档案馆确定，暂未确定的可以空着不填。

年度：应填写档案的形成年度，并填写全称，如“1999”“2014”。

保管期限：应填写全称，如“永久”“长期”“短期”。

机构（问题）：填写机构名称如“党办”“宣教处”，或问题如“行政”“人事”等。

起止件号：填写盒内第一份文件和最后一份文件的件号，中间用“一”连接。

盒号：即档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制，或在 档案移交进馆时按进馆要求编制。

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